Z více než dvouletého působení ve Straně zelených jsem zjistil, že je to zejména velmi málo efektivní vnitřní fungování strany jako organizace, co je překážkou jejího dalšího úspěchu. Zatímco peníze jsme schopni dobrým fundraisingem získat (a daří se to). a schopné osobnosti se ve straně stále ještě nachází, neefektivní fungování tyto omezené zdroje dokáže velmi rychle a bez výsledku spotřebovat.
Jak už možná někteří z vás zaznamenali, začal jsem v tomto směru už konat některé konkrétní kroky, zejména v rámci kampaně pro krajské a senátní volby. Pro několik základních a krajských organizací jsme spolu s kolegy vytvořili nové weby v jednotné podobě (např. zde Praha 3), stejně tak pro senátní kandidáty Elišku Wagnerovou a Petra Štěpánka, a to včetně napojení na náš fundraisingový systém.
Zároveň jsem se snažil dát dohromady skupinu pro výměnu zkušeností ohledně komunikace na sociálních sítích, především facebooku, kdy byli všem zájemcům k dispozici přední čeští experti na sociální média pro konzultace či otázky.
Strana zelených má navíc tu výhodu, že mnoho kreativních a v této oblasti úspěšných lidí nemá problém ji podpořit a nějakým konkrétními kroky pomoci při realizaci těchto záměrů – ať už je to grafický design, tvorba internetových projektů nebo konzultace pro využívání sociálních sítí. Díky mým kontaktům v této sféře jak z oblasti byznysu, tak neziskových aktivit, si myslím, že jsem schopen přivést k odborné pomoci Straně zelených i další schopné a zkušené lidi.
Nový informační systém
V současnosti se skupinou lidí pracujeme na vytvoření úplně nového informačního systému pro Stranu zelených, který v sobě zahrnuje následující prvky:
– nové webové stránky pro komunikaci s veřejností
– interní diskusní fórum (po vzoru forum.pirati.cz, ale přístupné jen členům)
– skladiště dokumentů pro efektivnější fungování strany
– a v neposlední řadě také systém na způsob wikipedie, který by měl umožnit na jednom místě shromažďovat všechny potřebné podklady pro argumentaci při prosazování zelené politiky.
Systém by měl být propojen s fundraisingovou databází a databází členskou ze současného intranetu.
Současný intranet i nedávno zavedený CRM systém totiž de facto řeší jen evidenci členů a podporu fundraisingu. Původní záměry byly možná šiřší, ale nikdo tomu nedal dostatečnou prioritu a výsledkem jsou problémy, které popisuji dále.
Nový informační systém by měl řešit dva základní problémy interního fungování Strany zelených. Prvním je ztráta kontinuity a absence spolupráce, kdy se mnoho dokumentů, volebních materiálů, postupů nebo odborných textů neustále tvoří a vymýšlí znovu a znovu, přestože by bylo mnohem efektivnější se podívat, zda už podobný problém neřešil někdo jiný, např. v jiné ZO nebo dříve v minulosti. Kontinuita a spolupráce jsou ta klíčová slova – grafický návrh letáku pro komunální volby z jednoho města je přece možné bez problémů použít po příslušné úpravě v jiném městě. Úspora času a peněz by tak byla značná – pokud bychom k těmto materiálům měli všichni přístup.
Druhým problémem je vnitřní komunikace, kterou nyní představují dva naprosto nevhodné prostředky: emailové rozesílače a diskuse na facebooku. Emailové rozesílače neumožňují žádnou strukturu diskusí, zahlcují zprávami ty, co o diskusi nemají zájem a naopak lidé mimo tyto rozesílače jsou bez přístupu k relevantním informacím. Veřejné diskuse na facebooku o interních věcech jsou pak jen amatérským důsledkem toho, že si své interní věci nedokážeme řešit jinak než na veřejné sociální síti, interní diskuse na facebookových skupinách jsou zase velmi nepřehledné. Kromě faktické nemožnosti vyhledávat starší příspěvky podle tématu vzniká v obou případech nepřípustná informační asymetrie – ten kdo je na příslušném rozesílači či facebookové skupině, informace má, kdo není, nemá.
(Něco jiného jsou samozřejmě diskuse směrem navenek, směrem k našim potenciálním voličům, tam samozřejmě musíme být aktivní, nyní to ale spíš vypadá tak, že se nejraději bavíme sami mezi sebou a naopak na podněty zvenčí, které nám reálně mohou něco přinést, nereagujeme.)
Efektivní využívání technologií obecně řeší více problémů
Jsem převědčen, že prostřednictvím vhodného využívání technologií by se dala řešit řada dalších problémů, nejen ty dva základní zmiňované.
1 – Efektivní využívání času
Vzhledem k zaneprázdněnosti všech aktivních členů republikové rady i předsednictva je v některých případech cestování přes celou zemi na pražská zasedání naprosto neefektivní, přičemž by se mnoho záležitostí dalo vyřídit prostřednictvím Skype či jiných podobných nástrojů. Pasivní sledování a otevřenost takových jednání je možné zajistit např. přes vysílání zdarma na www.ustream.tv nebo justin.tv
Je fajn si někde sednout a debatovat o politice, ale pokud chceme posouvat věci dopředu, je potřeba reálně pracovat a k efektivní práci náleží také efektivní využívání času. To, že se takto dá bez problémů fungovat, dokazuje zkušenost s mojí vlastní firmou – vybudovali jsme ji s mým společníkem Davidem ke i přesto (nebo spíš právě proto), že on bydlel v Plzni a já ve Vsetíně. I v současné době pro nás pracují lidé převážně z domova a vše funguje bez problémů.
Stejně to platí i na místní a krajské úrovni. Tam se necestuje tak daleko, ale mnoho věcí je možné řešit po internetu a na osobních setkáních diskutovat jen o věcech, které diskusi vyžadují, a zejména na základě nastudování materiálů předem. Pokud kompetentní rozhodování vyžadujeme u našich zastupitelů a poslanců, proč nejsme připraveni sami na jednání základní organizace?
2 – Omezené finanční i lidské zdroje
Nemáme peníze na rozsáhlý sekretariát, ale vhodné nástroje nám jej alespoň z části nahradí. Méně času budeme trávit administrativou, více konkrétní prací.
Nástrojů, jak zefektivnit fungování organizace, je mnoho, ať už to jsou ty základní, jako např. využívání Google dokumentů pro kolaborativní práci na textech, tak složitější nástroje pro řízení projektů jako např. Basecamp či Trello. Z většinou z nich mám zkušenosti přímo v praxi, navíc ve vlastním zájmu sleduji, jaký je v tomto směru vývoj a nové trendy, takže je dokážu i účině implementovat.
3 – Demokratičtější zapojení regionů do života strany
Lidé z regionů jsou přirozeně méně ochotní se zapojovat do centrálních orgánů, protože to znamená obvykle investici výrazně více času a peněz za cestování, než u jejich pražských či brněnských kolegů, nehledě na praktické překážky v podobě např. neflexibilního zaměstnání. Možnost participovat online znamená demokratičtější fungování a snižování těchto bariér. Jsme ve 21. století, kdy jsou organizace rozprostřeny po několika kontinentech a mohou efektivně fungovat, nikoli trávit čas na cestách.
4 – Vyšší operativnost a akceschopnost
Události se v současnosti vyvíjejí velmi rychle a někdy je otázka doslova hodin, kdy je na ně potřeba reagovat. Pokud díky vlastním nepružným procesům na tyto podněty nedokážeme adekvátně reagovat, budou cenný mediální prostor opanovávat ti, kteří to dokáží.
Podmínky efektivního fungování
Strana zelených má omezené finanční i lidské zdroje, o to víc se musíme snažit jimi neplýtvat. Efektivní management organizace dokáže i s omezenými zdroji dosáhnout slušných výsledků. Má to tři předpoklady:
1 – Plná podpora vedení, tedy předsednictva a republikové rady, které bude efektivitu a nové nástroje do činnosti aktivně prosazovat a samo půjde příkladem regionálním organizacím a odborným sekcím. Proto bych chtěl být součástí přesednictva a jít sám příkladem a venovat tomu svoji energii, nikoli jen udílet hraběcí rady z Valašska o tom jak bychom to měli dělat lépe, bez osobní odpovědnosti.
2 – Aktivní a moderní přístup těch, kteří mají běžnou operativu na starosti, tedy hlavní manažer, fundraiser a pracovníci hlavní kanceláře. Jejich role v zavádění modernizačních procesů je nezastupitelná a je základí podmínkou efektivního fungování organizace. Předsednictvo a hlavní kancelář musí v tomto úzce spolupracovat.
3 – Ochota a schopnost se v zájmu účinného prosazování zelené politiky učit využívat tyto nástroje od všech členů SZ. Jak můžeme mít ambice podílet se na řízení měst, krajů nebo země v 21. století, pokud bychom nebyli ochotni pro to využívat metody a nástroje, které jsou ve 21. století naprostou samozřejmostí?
Pokud máte dojem, že byste k tvorbě informačního systému SZ dokázali přidat ruku k dílu (tj. rozumíte tvorbě webu, informačním systémům, informační architektuře, CRM nebo copywritingu), nebo máte nápady na to, co by tam jistě nemělo chybět, napište mi na michal.berg@esports.cz.